Alfresco & Sharepoint Protocol

A chaque fois que les fonctionnalités d’Alfresco sont évoquées, une question revient presque toujours dans la discussion : « Est-ce que Alfresco permet/supporte l’édition en ligne de documents office? »

La réponse est oui, puisque Alfresco intègre le SharePoint Protocol.

Le protocole SharePoint permet à la suite Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, etc.), d’interagir avec Alfresco comme s’il était SharePoint.  Dans le jargon d’Alfresco, ceci est appelé l’édition en ligne : Elle permet à l’utilisateur d’Alfresco d’éditer les documents enregistrés dans la Document Library directement dans Word, Excel, etc., d’effectuer ses modifications et d’enregistrer la dernière version dans la base documentaire du système de GED directement sur le serveur.

Lors de l’édition en ligne du document, il est verrouillé sur le serveur et aucune action n’est possible (édition, modification, mise à jour, etc.) tant que celui qui le détienne ne l’a pas encore libéré.

Comment ce Protocole agit-il ?

(source: http://docs.alfresco.com/4.0)

L’architecture du SharePoint Protocol Support embarque un serveur web Jetty dans le Base Documentaire d’Alfresco. Les clients Microsoft Office communiquent directement avec le serveur Jetty en utilisant WebDAV pour faire appel aux extensions propriétaires, et utilisent un numéro de port autre que celui d’Alfresco Share (généralement le port 7070). Ce numéro de port peut être configuré dans les fichiers de configuration d’Alfresco.

Comment configurer le serveur pour éditer en ligne?

Nous devons tout d’abord configurer windows pour supporter WebDEV.

Configuration des registres

La première chose à faire est la configuration de quelques clés de registres: Après avoir tapé « regedit » dans la barre de démarrage, on accède à l’Editeur des registres.

Cliquez sur HKEY_USER (ou HKEY_CURRENT_USER) et suivez le chemin suivant : \Software\Microsoft\OFFICE\14.0\Common\Internet puis éditez la clé BasicAuthLevel (si elle n’existe pas, il faut la créez en cliquant sur Edition>Nouveau>Valeur DWORD (32 bits)) et changez sa valeur en 2.

Recommencez les mêmes traitements mais cette fois ci avec le registre HKEY_MACHINE (ou HKEY_LOCAL_MACHINE) et en suivant le chemin \System\CurrentControlSet\service\WebClient.

La valeur (2) attribuée à cette clé de registre, active l’authentification de base sur TSL (Transport Socket Layer) et l’authentification de base non sécurisée

Une fois la configuration des registres achevée, nous passerons à la configuration d’Alfresco.

(cliquez sur les images pour les agrandir)

Configuration des propriétés  Alfresco

Accédez au dossier d’installation d’Alfresco, il se trouve généralement directement sous le fichier racine.

Editez le fichier vti.properties. Il se trouve sous Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-INF\classes\alfresco\module\org.alfresco.module.vti\context\

Ce fichier contient l’ensemble des données relatives au protocole SharePoint.

  • vti.server.port: Cette propriété désigne le port configuré pour le serveur SharePoint, 7070 est le port par défaut. Pour éditer, créer ou sauvegarder un document à partir de la base documentaire, il faut que le système fasse appel à ce port.
  • vti.server.external.host=${localname}  et vti.server.external.port=${vti.server.port}: Ces variables désignent la partie la plus importante de l’url qui permettra aux utilisateurs d’accéder aux différents services de la suite Microsoft Office pour éditer/sauvegarder des fichiers à partir de la base documentaire simplement en cliquant sur « éditer en ligne ». Ces paramètres sont utilisés par le web script vti.server.get, utilisé par Share pour déterminé l’hôte et le port vti.

Les trois propriétés ci-dessus sont les plus importantes et sont celles qui peuvent être changées.

Le reste des propriétés ne doivent pas être changées puisqu’elles pointent vers des pages spécifiques d’Alfresco Share.

vti.share.siteInBrowser=/page/site/…/dashboard Cette propriété génére le lien URL du tableau de bord d’un site, une fois l’utilisateur clique sur son icône. Les points dans cet exemple seront remplacés par le nom du site.
vti.share.siteSettings=/page/site/…/customise-site Cette propriété génère le lien URL de la fonctionnalité  Customize site.
vti.share.siteGroupMembership=/page/site/…/site-members Cette propriété génère le lien URL pour la page des membres du site.
vti.share.userInformation=/page/user/…/profile Cette propriété génère le lien URL pour la page contenant les informations du profil de l’utilisateur.
vti.share.documentLibrary=/page/site/…/documentlibrary Cette propriété n’est pas utilisée.
vti.share.documentDetails=/page/site/…/document-details Cette propriété concerne l’URL de la page contenant les détails des versions précédentes d’un document.
vti.share.calendar=/page/site/…/calendar Cette propriété est utilisée seulement avec Oultook

Par la suite, copiez les trois premières lignes du fichier vti.properties et collez les dans alfresco-global.properties (ce fichier se trouve sous C:\alfresco\tomcat\shared\classes\).

Sauvegardez le fichier et redémarrez le serveur.

Configuration d’Internet Explorer

Une configuration manuelle d’Internet Explorer est parfois requise pour faciliter l’accès aux documents (sans devoir s’authentifier à chaque fois que l’on édite le document en ligne)

  1. Dans Internet Explorer choisissez “options Internet”
  2. Allez à l’onglet “sécurité” et choisissez “sites de confiance”, cliquez par la suite sur le bouton “sites”.
  3. Entrez l’adresse URL de votre serveur (à titre d’exemple en inscrivant son adresse ip: http://147.154.123.214, ou bien son nom de domaine http:// www.archiveyour docs.com)
  4. Décochez  “Exigez un serveur sécurisé” et cliquez sur “Fermer”
  5. Vérifiez que “sites de confiance” est toujours sélectionnée et cliquez “Personnalisez le niveau”
  6. Cherchez l’option “Authentification Utilisateur” et sélectionnez “Connexion automatique avec le nom d’utilisateur et le mot de passe”
  7. Cliquez sur “ok”
  8. Accédez à l’onglet “Connexion” et sélectionnez “Paramètres réseaux”
  9. Vérifiez que l’option “détectez automatiquement les paramètres de connexion” n’est pas cochée.
  10. Validez l’ensemble de vos modifications en cliquant “ok” deux fois.
  11. Fermez et redémarrez Internet Explorer.

(cliquez sur les images pour les agrandir)

Finalement, cette configuration a été testée sous windows 7, avec Microsoft Office 2010, Alfresco 4.0.a et Internet Explorer 9. Nous avons constaté que l’édition en ligne marche parfaitement, et que ça n’a nécessité aucune intervention sur les machines clients (sauf pour la configuration d’Internet Explorer).

Pour aller plus loin …

Voici ci-joint un ensemble de liens qui peuvent vous aider à mieux comprendre SharePoint Protocol, et son interaction avec Alfresco.


6 réponses à Alfresco & Sharepoint Protocol

  1. Mahmoud M'HIRI dit :

    • Mahmoud M'HIRI dit :

      Merci @jeanjot pour le reply.

      Je dirais que ce n’est pas le plus important. Aujourd’hui, cette feature est mise en avant quand les utilisateurs ont déjà ce qu’il faut et la réclament par la suite puisqu’elle est offerte par SharePoint.

      Donc si jamais SharePoint même ne le permet pas faute d’incompatibilité avec la version de MS Office, on ne blâmerai pas Alfresco pour ça ;) [je ne blâme pas SharePoint non plus, puisque c'est tout le business model de Microsoft]

      Ceci dit, il faut mener tous les tests qu’il faut pour présenter la liste des versions compatibles avec l’implémentation courante du protocole.

      • jeanjot dit :

        Il m’arrive d’avoir des clients qui la demande et qui n’ont pas le nécessaire.
        Mais, je pense que nous sommes bien d’accord, merci pour votre réponse.
        Cordialement.

        Jean-Joseph THIBAULT

        PS : Je remercie, aussi, Alfresco pour la mise en place de ce protocole.

  2. Le basque dit :

    Bonjour,
    Avec Alfresco 3.4 d et Office 2007, après avoir suivi les différentes phases de cette note
    A partir de Word : Publier / Créer un espace de travail de document
    Saisie du Nom de l’espace de travail du document
    Saisie Emplacement du nouvel espace de travail : http:127.0.0.1:7070/alfresco
    Lorsque je clique sur le bouton ‘Créer’

    J’obtiens l’erreur suivante :
    « Impossible de terminer l’action. Pour de plus amples informations, contactez l’administrateur de votre site ou réessayez ultérieurement. »

    ?

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