Comment classer vos documents dans Alfresco?

Alfresco est capable de gérer de multiples moyens de classification de documents tout en permettant une organisation adaptée à la nature des documents archivés (factures, contrats, rapports, courrier entrant et sortant, management de la qualité, fiches de procédures, documentation technique, etc.)

Moyens de classement

Arborescence

Le classement des documents en arborescence se fait à travers le stockage du contenu sous des espaces ayant comme nom une catégorie ou un type bien défini de document.

Il s’agit en d’autres termes d’une organisation hiérarchique en espaces et sous-espaces semblable à l’organisation dans un système de fichiers classique.

Il est toutefois important de préciser que ce système se distingue même au niveau de l’organisation en dossier par rapport à un système de fichiers classique. Ci-suit quelques avantages des espaces Alfresco:

  • Des espaces « intelligents »: les espaces dans Alfresco (l’équivalent des dossiers, ou répertoires, dans un système de fichier) sont des entités plus riches, qualifiés aussi par des dossiers intelligents. La différence majeure avec les dossiers (au sens d’un système de fichiers classique) c’est qu’ils peuvent être étendus pour se caractériser par des attribut spécifiques ou configurés pour appliquer des actions sur les documents qu’ils contiennent, et ceci, par le biais des règles de gestion de contenu.
  • Paramètres de sécurité avancés: Alfresco propose un système granulaire en termes des droits d’accès. Encore mieux, cette granularité peut être poussée grâce à l’ouverture du système (soit par configuration avancée, soit programmatiquement).
  • Création d’espaces en se basant sur un patron (template): Alfresco offre la possibilité de définir un patron d’espaces permettant de créer des dossiers en se basant sur des dossiers types. Cette option permet de faciliter la création des dossiers nécessistant la présence par défaut d’un certain nombre de pièces (contrat, accord, lettres, etc.) ou de formulaires (à faire remplir et signer par le client à titre d’exemple).

Tags

Les tags sont des étiquettes qu’on associe à des documents afin de pouvoir leur attribuer une certaine catégorisation. Un document tagué peut être repéré facilement sans avoir besoin de le classer dans un espace particulier.

Comme dans le cas des tags (mots-clés) d’un article de blog, un contenu peut être associé à plusieurs tags. Une fonctionnalité importante c’est d’exposer l’ensemble des tags en une vue dynamique tout en permettant de:

  • Accéder à tous les document ayant un certain tag parmi leurs attributs
  • Afficher le nombre total des documents marqués avec ce tag

Catégories

Alfresco permet aussi aux utilisateurs la possibilité de classer aisément les documents par catégories. Celles-ci sont organisées d’une manière hiérarchique tout en fournissant ainsi une recherche de contenu plus performante.

Récapitulatif

Le tableau[1] suivant vous aidera à identifier le moyen le plus adéquat pour classer vos documents:

Arborescence

Tags

Catégories

Contrôle d’accès X - -
Console d’administration - X[2] X
Hiérarchisable X - X
Multi-critère - X X
Accès rapide - X -

Aller plus loin

D’autres moyens existent pour mieux organiser ses documents et faciliter ainsi la recherche comme la définition de modèles de documents personnalisés qui permettent de définir des propriétés et des aspects supplémentaires.

Pour de plus amples renseignements sur la classification des documents dans Alfresco, n’hésitez pas à nous contacter et nous vous mettrons en relation avec un de nos consultants.

[1] Dans ce tableau, on s’est basé sur les fonctionnalités de base d’Alfresco, néanmoins on pourra ajouter programmatiquement d’autres fonctionnalités comme, par exemple, le contrôle d’accès sur les tags et les catégories.

[2] http://archiveyourdocs.com/gestion-des-tags-dans-alfresco-share-2

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