Qu’est-ce que la Démat.?

Connaissez vous ces termes : ECM, GED, BPM, LAD, OCR, ICR,…? Ce sont des termes spécifiques au domaine de la gestion électronique des documents et  de la dématérialisation et qu’on aimerai partager avec vous à travers cette série d’articles.

Commençons par définir qu’est ce que la dématérialisation :

« C’est le fait de transformer les documents papier en documents électroniques.»

Mais,

  • Comment peut-on trouver un document numérisé ?
  • Comment trouver une information qu’il contient ?
  • Comment le partager et  y gérer l’accès ?

La dématérialisation serait donc  le fait de transformer, et les documents papier (support physique) et les traitements qui leur sont appliqués, en flux et traitements numériques tout en gardant leur valeur juridique.

Vous avez bel et bien compris que derrière le terme «Dématérialisation» réside tout un enchaînement d’étapes et de processus.

Parce qu’un bon schéma vaut mieux qu’une longue explication, on a illustré la chaîne de dématérialisation par la figure suivante :

Acquisition

Elle consiste à créer le document et y appliquer un ensemble d’opérations afin d’en faciliter l’enregistrement.

Deux types de documents sont gérés : documents papier et documents électroniques

  1. Préparation : trier rapidement des documents à numériser par l’insertion de séparateurs (feuilles blanches, création de codes à barres, etc.)
  2. Numérisation
  3. Reconnaissance automatique: se base sur plusieurs technologies pour automatiser le classement et l’extraction d’information à partir des documents numérisés dans le but d’en faciliter l’enregistrement et la recherche.
  4. Enregistrement: enregistrement des documents électroniques ainsi que leur indexes dans un entrepôt unique.

Gestion et Stockage

On fait appel généralement à des solutions de gestion électroniques des documents qui ne sont autres qu’un dépositoire de documents avec des fonctionnalités facilitant leur gestion : verrouillage /déverrouillage, recherche sur des métadonnées, gestion de l’accès, gestion des versions, etc.

Distribution

C’est la mise des documents à disposition des utilisateurs pour des fins de consultation (GED, publication dans un Internet/Intranet, etc) ou bien leur envoi à des destinataires désignés préalablement.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Vous pouvez utiliser ces balises et attributs HTML : <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>