GED, RM, SAE : De quel système aurai-je besoin pour mon organisme ?

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Dans ce monde où l’information sous toutes ses formes (documents papier, documents numériques, courriers numériques, sms, tweets, etc.) envahit les entreprises et compte tenu de la proximité des concepts de gestion des documents et des archives, nous nous proposons dans cet article de définir ces deux notions et d’en présenter les utilités et les différences.

Ce qu’est l’archivage électronique

Les systèmes d’archivage électronique servent à gérer les documents présentant une valeur probante pour l’entreprise.

Cela veut dire que ces systèmes doivent garantir et pouvoir prouver qu’un document archivé pendant la période de conservation définie par la loi (plus ou moins longue) reste intègre et pérenne tout en assurant sa confidentialité et sa sécurité.

Ce que n’est pas l’archivage électronique

  • Solutions de gestion électronique de documents : Les solutions de GED sont destinées à gérer les documents numériques de l’entreprise. Par gestion de documents électroniques nous entendons création, partage, modification, recherche et diffusion de documents tout en assurant leur sécurité, et la traçabilité des actions exécutées.
  • Solutions de Records Management : sont les outils qui gèrent les documents figés (validés qu’on ne peut plus modifier). Ils comportent en plus des fonctionnalités de GED l’intégration du cycle de vie des enregistrements (calendrier de conservation, règles de conservation et application du sort final, etc.)

Un système d’archivage électronique (SAE) regroupe tous les outils matériels et logiciels ainsi que les procédures garantissant la conservation pour longues durées des documents tout en maintenant leur valeur probatoire ou juridique.  Il intègre en plus des fonctionnalités de Records Management (RM), les fonctions favorisant la pérennité des documents archivés comme la conversion et validation des formats, l’intégration du Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) et la migration des supports.

Ce qu’il faut tenir aussi est qu’un système de SAE ne concerne pas forcément tous les documents produits dans le cadre d’une activité de l’entreprise: Il faut sélectionner / valider ce qui devrait être archivé ou non, cette sélection se base sur la valeur que présente le document pour son détenteur. De façon générale, un document qui trace un engagement et / ou est considéré indispensable à l’organisme pour continuer ses activités suite à un arrêt majeur, doit être archivé dans un système sécurisé pour assurer le contrôle de sa conservation.

Nous espérons que ce billet servira à dévoiler l’ambiguïté et la confusion qui accompagne l’utilisation de des termes GED, RM et SAE et aidera les intéressés à bien identifier leurs besoins et orienter leurs demandes vers le système adéquat.

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