Gestion des tags dans Alfresco Share

L’outil de gestion des tags annoncé dans les actualités d’ArchiveYourDocs® est une extension open source qui permet l’administration des tags (étiquettes) dans Alfresco Share tout en fournissant:

  • Un service de gestion de tags: un service Alfresco Service offrant des fonctionnalités basiques liées aux tags.
  • Une console pour la gestion des tags: Une console dans Alfresco Share  permettant leur affichage et leur modification.

En effet, Alfresco offre une fonctionnalité importante permettant aux utilisateurs finaux de marquer n’importe quel type de document/espace dans le repository. Cette fonction complète la fonction de catégorisation qui limite le droit à la création et l’organisation des catégories à l’utilisateur admin. Cependant, la fonctionnalité de marquage basique présente de nombreuses lacunes, en particulier, l’absence d’un module de gestion des tags.

Notre idée était donc de fournir un outil d’administration qui complète la fonctionnalité basique existante dans Alfresco Share.

Les fonctionnalités principales de cet outil sont:

  • Parcourir tous les tags dans le repository et les documents/espaces y associés,
  • Modification des tags existants,
  • Remplacement des tags similaires,
  • Suppression de tag,
  • Recherche de tag.

Aperçu général

L’outil de gestion de tags est accessible à partir du menu « More » de la barre d’outils.

L’interface principale de l’outil liste les tags créés dans tous les sites de l’application.

La liste des tags est affichée à travers plusieurs pages (par défaut: 15tags/pages). Un paginateur permet la navigation entre ces pages.

Pour chaque tag, la console de l’outil affiche:

  • Le titre : un nom cliquable qui mène vers les éléments marqués par ce tag.
  • Nom de l’auteur/modificateur: un nom d’utlisateur cliquable qui redirige vers la page utilisateur correspondante.
  • Date de création/modification
  • Actions : Modifier et Supprimer

Modification de tag

L’outil permet aussi à l’utilisateur d’éditer le tag. Cela permet de corriger les fautes d’orthographe, remplacer les tags similaires ou tout simplement les renommer.

Pour éditer un tag, l’utilisateur doit cliquer sur l’icône  .

Un nouveau nom de tag doit être différent des noms des tags déjà créés, sinon un message de notification indiquera que le nom existe en double.

Un nom de tag ne doit pas être vide, sinon le bouton «OK» sera désactivé.

Remarques:

  • Quand un tag est renommé, la liste des tags est actualisée.
  • Si une erreur survient pendant le renommage d’un tag, un message s’affiche à l’origine de l’erreur et la boite de dialogue d’édition reste affiché.
  • Quand un tag est renommé, les nœuds liés (documents et espaces) sont également mis à jour. Vous n’avez pas besoin de parcourir tous vos documents et les marquer encore une fois.

Suppression de tag

L’outil de gestion de tags permet à l’utilisateur de supprimer un tag en cliquant sur l’icônecorrespondante. Avant de supprimer un tag, une boîte de dialogue de validation s’affiche pour confirmer ou annuler l’action.

Remarques:

  • Quand un tag est supprimé, la liste des tags est actualisée.
  • Si une erreur survient pendant la suppression d’un tag, un message s’affiche à l’origine de l’erreur et la boite de dialogue d’édition reste affiché.
  • Quand un tag est supprimé, les nœuds liés (documents et espaces) sont également mis à jour. Vous n’avez pas besoin de parcourir tous vos documents et en supprimer le tag.

Recherche de tag

En environnement de production, le nombre de tags peut augmenter incontrôlable et il serait donc difficile de localiser un tag afin de l’éditer ou le supprimer. Pour remédier à cela, la fonctionnalité de recherche implémentée dans l’outil de gestion des tags permet de faciliter et d’accélérer la localisation des tags.

Remarques:

  • Pour lancer une recherche, l’utilisateur peut cliquer sur le bouton «Recherche» ou appuyez sur « ENTRER »
  • Pour afficher tous les tags, l’utilisateur peut utiliser un terme de recherche vide ou « * »
  • Les résultats de recherche montrent tous les tags dont le nom contient le terme de recherche (pas seulement le terme exact).

Améliorations possibles

L’outil de gestion des tags pourrait être amélioré en y ajoutant:

  • Navigation/Recherche de tags par site
  • Édition simultanée de plusieurs tags
  • Recherche RegEx
  • Filtres: tags de blog, tags de wiki, etc.

4 réponses à Gestion des tags dans Alfresco Share

  1. Ping : La gestion des tags dans Alfresco Share | ArchiveYourDocs

  2. Ping : Comment classer les documents dans Alfresco? - archiveyourdocs.com | ArchiveYourDocs - Fournisseur de solutions de GED en Tunisie - WORKFLOW - EDITIQUE

  3. Extension bien pratique et plutôt sympa.

    Faites attention, si le dev-mode est activé sur votre Alfresco (logger activés, log4j.logger.org.alfresco.repo.jscript.ScriptLogger=debug), il faudra modifier le fichier manage-tags.get.js, dans …/tomcat/webapps/alfresco/WEB-INF/classes/alfresco/extension/templates/webscripts/iptech/repository/tag-management, supprimer la ligne 12 : logger.log("argsXPath = " + argsXPath); et recharger les webscripts (http://hostname:8080/alfresco/s/)
    La variable argsXPath n’étant jamais déclarée, le webscript renvoie une erreur lors du listing des tags.

  4. Ping : Officiellement contributeurs dans Alfresco - archiveyourdocs.com | ArchiveYourDocs - Fournisseur de solutions de GED en Tunisie - WORKFLOW - EDITIQUE

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