Intégration de la GED dans le système d’information de l’entreprise

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Il est très intéressant pour l’entreprise de prendre conscience de l’importance d’une bonne gestion de son flux documentaire. En général, cela se passe par la mise place d’une solution de GED, gestion électronique documentaire. Néanmoins, pour en assurer l’efficacité, il est très important de veiller à la bonne intégration de la GED dans le système d’information de l’entreprise.

D’abord, faire le point !

Pour réussir un tel projet, il est primordial de bien identifier les besoins de l’entreprise et de ses acteurs. En effet, une solution logicielle doit répondre à des exigences spécifiques en matière de flux documentaire.
Il ne faut surtout pas se précipiter mais bien étudier les fonctionnalités des solutions de GED disponibles sur le marché et comparer entre plusieurs solutions pour être certain de la réussite du projet.

Intégration de la GED dans le système d’information de l’entreprise

La GED est un outil efficace de mise en commun des documents. Elle initie le travail collaboratif, c’est pourquoi elle doit trouver naturellement sa place dans le système d’information de l’entreprise. Elle doit être mise en harmonie avec ce qu’on appelle le groupware et le workflow qui la complètent dans la gestion des flux.

1/Le groupware : il désigne à la fois le processus humain et organisationnel du travail en groupe et les outils nécessaires pour l’accomplissement de ce travail. Le groupware utilise plusieurs outils. Tout comme le workflow, la  GED intervient pour rendre accessible l’information.

2/Le workflow : Le workflow s’intéresse particulièrement aux processus. Il décompose le travail en tâches, affecte ces dernières à un ou des acteurs selon des règles établies, et automatise la circulation de documents ou d’information.

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