La GED, en quelques mots…

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De nos jours, l’entreprise compétitive admet l’importance de dématérialiser tous ses échanges d’informations et de documents, mais la réalité est souvent assez différente ! En effet, on retrouve, encore, des documents sous format papier qui circulent à l’intérieur et en dehors de l’entreprise.
Si nous devions les lister, nous citerions sans aucun doute, les factures, les bons de commande, les formulaires, les documents officiels… ce sont des documents qui circulent souvent entre les départements et pour lesquels il est difficile de garder une trace. On ne connait pas nécessairement leur processus de circulation et les différents acteurs qui interviennent.


L’archivage numérique… c’est pour maintenant !
De plus en plus d’entreprises prennent conscience de l’importance de bien gérer ce flux de documents et d’informations. L’archivage numérique semble être la solution et petit à petit les entreprises décident d’une dématérialisation de documents. On parle alors de Gestion Electronique des Documents (GED) qui, le voit-on, commence à s’imposer comme un outil pertinent au pilotage de l’entreprise.
Quelle est l’utilité de la GED ?
La GED permet de gérer toute la documentation de l’entreprise en mettant en place des procédures communes à tous les utilisateurs. Ainsi il y a plus de facilité mais aussi d’organisation à créer, modifier, dupliquer, sauvegarder…
La GED permet de contrôler la confidentialité de chaque document. En effet, elle offre des espaces plus sécurisés avec accès restreint sur les fichiers confidentiels.
Enfin, elle permet aussi et surtout de procéder à la sauvegarde périodique de l’ensemble de la documentation de l’entreprise.
Les différents types de GED
Il faut savoir, dans un premier temps, qu’il est tout à fait possible d’intégrer la GED au sein d’un ou plusieurs départements de l’entreprise. On distingue plusieurs types de GED :
• La GED administrative qui permet de numériser puis de classer les documents administratifs
• La GED bureautique permet d’échanger des documents, de les lire dans leur format d’origine (Word, Excel…), idéal pour le travail collaboratif.
• La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers (texte, image, sons…) selon des critères définis par et pour l’entreprise.

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