Le processus de GED peut être décomposé sous forme de 4 étapes :
• L’acquisition ;
• La gestion ;
• Le stockage ;
• La diffusion.
Nous allons dans cet article nous intéresser à la première étape à savoir l’acquisition de documents en vue de la mise en place d’une gestion électronique de documents
Les différentes étapes de l’acquisition d’un document
L’acquisition d’un document provient d’un processus automatique ou humain (numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le document électronique.
Ainsi, nous comprenons que cette étape est elle aussi, constituée de différentes phases :
• La création
• L’enregistrement
• Le classement
• L’indexation
La création passe par la numérisation de documents papiers existants, grâce à l’utilisation de scanners et autres appareils spécifiques. Ces documents se présentent sous forme de fichiers avec des formats différents : .doc, .xls, .pdf…
L’enregistrement du document vise à attribuer une référence et donc une façon d’identifier le document. En général on retrouve le nom, un numéro, mais aussi des mots clés ou tags qui décrivent le contenu
Le classement des documents consiste à ranger les documents dans un environnement informatique accessible aux utilisateurs.
L’indexation des documents facilite leur exploitation et tout particulièrement leur recherche. L’indexation consiste à déterminer les termes ou expressions qui serviront pour retrouver un document.
Besoin d’outils pour un travail collaboratif ? Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez aussi télécharger notre application mobile GED
