Outil GED : La création de documents électroniques

Pour mettre en place un outil de GED, l’entreprise doit veiller au respect et au bon déroulement de toutes les tâches nécessaires dont cette de l’acquisition des documents. Etape primordiale, sans elle, votre GED risque de ne pas répondre à vos attentes.  Par acquisition, on entend la création, l’enregistrement, le classement et finalement l’indexation du document électronique en prenant soin de veiller à son intégralité.

La création des documents

La création de ces documents peut être humaine, de façon manuelle ou automatisée. Dans tous les cas, il s’agira de numériser des documents papiers existants, et donc de dématérialiser par l’intermédiaire de scanners. Aujourd’hui de nombreux logiciels permettent d’extraire les infos à travers le scan comme la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents). Quelle que soit la méthode utilisée, il est important qu’elle soit adoptée par tous les acteurs.

L’enregistrement des documents

On parle d’enregistrement, mais en réalité, il s’agit d’accorder un référentiel à chaque document électronique afin de faciliter son classement et par la suite son utilisation. Donc, à ce niveau on enregistre tous les documents qui seront introduits dans le circuit GED. Cela signifie aussi qu’on peut en profiter pour revoir et valider les données dans les différents documents. On parle alors de mettre en place un workflow de validation.

Le classement et l’indexation des documents

Maintenant que chaque document est identifié et identifiable, il est temps de penser à son classement. Il n’y a pas de logique de classement à suivre obligatoirement, le plan de classement est à définir selon l’outil GED utilisé mais devra être suivi. Puis leur indexation, selon différents expressions (métadonnées) permettra de faciliter leur exploitation.

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