Règles de gestion de contenu dans Alfresco

Dans Alfresco, les documents sont classés dans des espaces. Ces espaces ne représentent pas de simples dossiers statiques regroupant des documents, mais  peuvent être configurés afin de gérer le contenu d’une manière intelligente. Et parmi les principales fonctionnalités d’Alfresco permettant une meilleure gestion du contenu, sa capacité de définir des règles qui affectent les documents liés à un espace donné. A travers cet article, on présentera la manière dont on configure une règle de contenu tout en fournissant des exemples concrets d’utilisation.

Une règle de gestion de contenu est constituée de trois éléments clés: l’événement qui déclenche la règle, les conditions sur le contenu et les actions à y appliquer.

événement déclencheur

Une règle peut être déclenchée par l’un des événements suivants:

  • Le contenu est créé ou déplacé dans l’espace
  • Le contenu est modifié
  • Le contenu quitte l’espace (déplacé ou supprimé)

Conditions

Les conditions sur le contenu sur lequel on souhaite appliquer la règle.

Il n’y a pas de limite sur le nombre de conditions qu’on peut appliquer sur le contenu.

Actions

Ce sont les actions à appliquer sur les éléments de contenu répondant aux conditions qu’on a définies, suite à l’événement déclencheur. Aussi, pour les actions, il n’y a pas de contrainte limitant le nombre d’actions à définir dans une règle de gestion. Toutefois, il faut toujours faire attention à la cohérence de ces actions.

Exemples

On peut ainsi définir des règles pour fournir des solutions créatives pour l’automatisation de la gestion de contenu. Ces règles de gestion de contenu peuvent être également appliquées aux sous espaces. Par exemple, on pourra configurer des règles pour gérer le contenu de la manière suivante:

  • Tous les documents placés dans l’espace « Brouillons » sont versionnables.
  • Tous les documents placés dans l’espace « Brouillons » feront partie d’un workflow simple.
  • Tous les documents de présentation seront transformés en PDF, copiés dans l’espace Publications et envoyer un email.

Il faut bien noter que lorsqu’une règle est créée pour un espace, elle s’applique à tous les éléments qui sont ajoutés à l’espace après la création de la règle. Les éléments résidant dans l’espace avant la création de la règle ne seront pas affectés par celle-ci.

Une réponse à Règles de gestion de contenu dans Alfresco

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