Comment réussir sa GED!

Pour réussir la mise en place de sa solution de GED,  il est recommandé de suivre les étapes suivantes :

Recensement et Expression des besoins

Il s’agit dans cette étape de lister et comprendre les procédures et processus de travail manipulant des documents au sein de l’entreprise. Il est conseillé à ce niveau d’impliquer les utilisateurs finaux de la future GED.

Une consultation générale des employés de l’entreprise à un stade avancé de la mise en place d’une GED permet de :

  • Recenser les réels besoins des utilisateurs finaux de la GED
  • Concevoir efficacement les différentes composantes de la solution : priorité, services cibles, etc.
  • Gagner en temps de mise en place de la GED en diminuant les retours des utilisateurs.

Rédaction du cahier des charges

Une fois les besoins listés et recensés, il est important de les traduire en des spécifications fonctionnelles et de les structurer dans un cahier de spécifications des besoins ou bien un cahier des charges. Ce cahier constituera la base de conception et spécification des choix techniques de la solution.

Etablissement et comparaison d’une short-list de solutions

Selon les besoins exprimés, il faut établir une short-list  parmi les solutions sérieuses de GED existantes sur le marché afin d’en dégager un comparatif.

Il est fortement recommandé à ce niveau de demander conseil aux spécialistes du domaine: Intégrateurs de solutions de GED opérant sur le marché pour tirer profit de leur expérience et savoir-faire.

Choix de la solution

A l’issue de l’étude comparative menée et la prise en compte d’autres contraintes : budget, délais, etc, il sera possible de choisir la solution de GED la plus adaptée aux besoins fonctionnels, techniques et budgétaires de l’entreprise.

L’entreprise garantira ainsi non seulement la réussite de son investissement mais aussi une meilleure adoption de la solution par les différents collaborateurs.

3 réponses à Comment réussir sa GED!

  1. Mahmoud M'HIRI dit :

    Bonjour Imène,

    J’aimerai attirer ton attention sur cet excellent billet en deux parties de Cyril VAZQUEZ [1][2] et dans lequel il aborde le sujet à l’envers: « Dématérialisation de factures fournisseurs : 6 erreurs à éviter » (les bonne pratiques citées vont bien au delà de la dématérialisation de factures).

    En plus des conseils que tu as abordés en recommandations, il encourage la mise en place d’une structure de pilotage du projet mis en production (6ème point), ce que j’appuie fortement pour plusieurs raisons dont principalement:

    - Apporter le support nécessaire aux utilisateurs
    - Recueillir les retours dégagés sur l’utilisation du système
    - Suivre et maintenir l’adoption du système
    - Détecter les évolutions des processus de l’organisation pour faire évoluer le système et éviter qu’il soit délaissé pour non adéquation avec les nouvelles procédures.

    Enfin, Merci pour ton article et au plaisir de te lire.

  2. Sam dit :

    C’est quoi une GED?

  3. Mahmoud M'HIRI dit :

    Bonjour Sam,

    Merci pour votre commentaire, un lien vers notre glossaire a été créé.

    Par une « GED » nous entendons : système de Gestion Electronique de Documents. Comme son nom l’indique, il permet de mieux gérer ses documents (électroniques ou numérisés) par le biais d’un ensemble de services: classification, indexation, organisation, circulation, traitement automatiques, etc.

    Les organisation se dotent ainsi par des systèmes de GED pour être plus efficaces et plus compétitives. D’autres avantages concurrentiels sont acquis, comme la valorisation de son fond documentaire (archives, bibliothèque, etc.).

    J’espère que cela répond à votre question, sinon, n’hésitez pas à nous contacter !

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