Externalisation des Archives

ArchiveYourDocs® offre à ses clients ses services pour l’externalisation de leurs archives et leur entretien dans des centres d’archives et respectant les normes de l’archivage physique.

ArchiveYourDocs® s’engage lors de ces missions d’externalisation à:

  • Respecter rigoureusement les standards, les normes ISO et les bonnes pratiques de l’archivage physique.
  • Offrir une haute qualité de services (transfert, conservation, entretien, etc.).
  • Respecter les délais.
  • Respecter la confidentialité des archives documentaires de l’organisme

Des archivistes expérimentés sont mis à la disposition des clients d’ArchiveYourDocs® pour gérer les dépôts contenants leurs archives externalisés.

Nos agents assureront toutes les étapes de transfert et de gestion des archives:

Élaboration de l’inventaire archivistique

Nos agents commenceront la mission d’externalisation par la mise au point d’un inventaire des archives documentaire à externaliser. Ceci leur permettrait par la suite de s’assurer de la préservation de l’intégrité des documents externalisés.

Transfert des archives

Nos agents assureront le transfert des archives depuis les locaux des archives de l’organisme jusqu’au dépôts mis à leur disposition et prévus pour accueillir leurs archives documentaires.

Le responsable du centre d’archives supervisera le transfert et aura pour mission de s’assurer que ni l’intégrité, ni la confidentialité des documents n’ont été violées, ainsi qu’aucune perte, oubli ou dégradation des documents n’ont eues lieu.

Vérification des archives externalisées

L’inventaire dressé au début de la mission permettra à nos agents de vérifier l’intégrité des archives déplacées.

Ils respecteront aussi les plans de classement de l’organisme et s’y référeront pour organiser les archives externalisées et dresser les armoires de classement de la même façon qu’elles l’étaient dans les locaux d’archives de l’organisme.

Assurer la sécurité des archives et leur entretien

ArchiveYourDocs s’engage à assurer la sécurité des archives de l’organisme, ainsi elle mettra en place:

  • Un système d’authentification et de surveillance pour contrôler l’accès aux archives, faire le suivi des consultations, et respecter ainsi leur confidentialité, intégrité, et traçabilité.
  • Un plan d’entretien pour préserver les documents externalisés dans les meilleures conditions, et éviter ainsi toute dégradation tout au long de la durée de leur conservation.

Autres services

ArchiveYourDocs® propose aussi d’autres services liés à l’archivage des documents:

  • Services de rapatriement des archives à la demandes.
  • Mise en place d’un outil web permettant d’inventorier les archives externalisées, de les retrouver facilement, de les consulter et de les commander.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à nous contacter! Vous pouvez également consulter notre rubrique dédiée à la GED afin de vous familiariser avec toutes ces notions.

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