Workflow, workflow documentaire… qu’est-ce que c’est ?

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Le workflow est un terme de plus en plus fréquent en entreprise. On entend aussi bien parler de workflow documentaire, workflow de formulaire, workflow métier… sans pour autant cerner la vraie différence, ni savoir si c’est la même chose.
Avant de nous intéresser à la définition du workflow documentaire, essayons de mieux cerner cette nouvelle                                                              notion de workflow… A quoi cela répond-il ?


Qu’est-ce que le workflow
Le workflow est un processus qui fait apparaitre une suite de tâches et d’opérations effectuées par une personne, ou par une entité (groupe, organisme…). Il s’agit de modéliser l’ensemble des tâches à accomplir et de mettre en évidence les différents acteurs qui y sont impliqués dans le cadre d’un processus métier (interactions sous forme d’échange d’informations entre les différents acteurs d’une entreprise).

Plusieurs types de workflow
A ce stade, nous comprenons qu’un workflow doit décrire un circuit de tâches ou d’opérations et faire apparaitre les modes de validation de chaque tâche ainsi que les délais à respecter. Il fournit, en outre, à chacun des acteurs, les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. La mise en place du workflow permet de traiter plus rapidement et à moindres coûts les différents processus dans l’entreprise
Néanmoins, il faut faire la différence entre workflow de document (dans le cadre des GED) ou workflow de contenu (dans le cadre des CMS). Dans ce sens, nous allons nous intéresser à la première catégorie celle qui représente la suite des tâches et opérations réalisées sur les documents gérées par l’outil GED.
Le workflow documentaire
Aujourd’hui, une entreprise compétitive doit veiller à la bonne circulation de l’information et à faire « diffuser » les documents nécessaires et en faire bon usage. Le workflow documentaire est le processus qui a pour objectif de faire circuler des documents d’un utilisateur à un autre au sein de l’entreprise. Il dévoile les différents acteurs et la modalité d’intervention.
On parle de moteur de workflow quand il s’agit d’un dispositif logiciel qui permet d’exécuter une ou plusieurs définitions de workflow.

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